Productividad en la Oficina: Consejos para Optimizar Espacios de Trabajo Compartidos
La productividad en la oficina depende de varios factores: desde la estructura organizacional hasta el ambiente físico en el que trabajan los empleados.
La productividad en la oficina depende de varios factores: desde la estructura organizacional hasta el ambiente físico en el que trabajan los empleados.
El barrio El Golf, es mucho más que una simple zona financiera; es el corazón del crecimiento económico y empresarial de la ciudad.
Durante las dos últimas décadas, la tendencia de contratar servicios externos para la concreción de tareas y objetivos en las empresas fue creciendo. Ahora, con el creciente mercado de arriendo de oficinas amobladas, el outsourcing toma un nuevo impulso y se potencia. Aquí te contamos por qué.
La comodidad de establecerse en una oficina amoblada, lista para que una empresa se instale, es ya suficiente razón para sumarse a la tendencia de los espacios de trabajo arrendados. Pero, si eso no es suficiente, ahora se están potenciando nuevos servicios que permiten dar un nuevo aire a la externalización de tareas y hacer aún más conveniente y atractiva esta alternativa para las empresas.
El denominado ‘outsourcing’, que se ha extendido a todo tipo de servicios técnicos y profesionales y que durante las últimas décadas tuvo un auge importante, hoy toma más relevancia que nunca.
Las oficinas arrendadas perfeccionan cada día su oferta e impulsan que los estándares de calidad sean cada vez más altos, porque buscan entregar la mejor experiencia posible a las empresas. Además de un cómodo espacio de trabajo, buscan hacerlo a través de servicios que entregan directamente o con la subcontratación de proveedores de excelencia. El objetivo final es que las empresas cuenten no solo con un espacio de primer nivel, sino que tengan todas las herramientas a su disposición para una mayor productividad y eficiencia.
Las ventajas son muchas…
Al delegar tareas a especialistas, se asegura una calidad superior: sea el servicio de limpieza, el mantenimiento de las impresoras, o la asesoría profesional de un equipo de abogados para un proceso judicial particular, el outsourcing permite contar con los mejores para que el resultado sea siempre el esperado. Las oficinas arrendadas dedican tiempo a identificar a los mejores proveedores del mercado para variados servicios, por lo que la empresa ni siquiera tiene que dedicar demasiado tiempo a investigar.
Al tercerizar servicios, la empresa puede dedicar su energía al core business, y con ello impulsar la productividad. Contar con una oficina arrendada permite delegar esas preocupaciones que no tienen directa relación con el negocio, o solicitar apoyo cuando se requieren asesorías expertas en materias que son desconocidas, sin perjudicar la operación normal de la compañía.
Las inversiones iniciales en productos o servicios pueden ser muy altas, y perjudicar los procesos de crecimiento o expansión, o incluso impedir que pequeñas empresas puedan surgir o qué proyectos se realicen. Pero si esa inversión ya fue hecha por expertos, y solo se contratan los servicios ya operativos, la historia cambia. El contar con especialistas, además, asegura que la tarea será cumplida de una vez, y que no se incurrirá en gastos extras por inexperiencia o fallas durante el proceso.
Al optar por un servicio de outsourcing en vez de encomendar determinada tarea a un colaborador interno, permite contar con ese apoyo solo durante el tiempo en que se requiera, sea pagando por horas, o bien solicitando apoyo cada cierto tiempo cuando se necesita. Esto transforma un alto costo fijo en costos variables que pueden gestionarse, entregando mayor flexibilidad y, además, permite adaptar los servicios al contexto y realidad de la empresa en cada momento.
Los proveedores externos compiten entre sí por entregar el mejor servicio, por lo que cuentan con las últimas tecnologías, a las que comúnmente una empresa no puede acceder directamente por su alto coste. Dada la obsolescencia de los equipos, y que la tecnología avanza rápidamente, esta inversión puede ser constante y muy alta, por lo que contar con un proveedor externo delega esta responsabilidad y disminuye los costos al mismo tiempo.
Es común que en las empresas existan varios colaboradores que dedican horas de su día a la realización de tareas que no tienen directa relación con su especialidad, pero que requieren ser realizadas por alguien. Al tercerizar esto, los colaboradores podrán dedicar esas horas a innovar e impulsar el crecimiento de la empresa. Hay un enorme margen de creatividad que se podría estar explotando al delegar aquellas tareas a otros especialistas externos.
¿Qué servicios se pueden contratar por medio del outsourcing? Prácticamente todo lo que las empresas requieran. Y la oferta crece a medida que la tendencia de arrendar oficinas y solicitar apoyo externo se instala aún más.
Alter Office cuenta con oficinas amobladas de primer nivel, y está innovando en forma permanente para entregar la mejor experiencia a las empresas. Un servicio de concierge asegura que todo requerimiento sea escuchado y gestionado por parte de Alter Office, para que la empresa simplemente se dedique al éxito.
¿Quieres conocer más sobre los servicios de Alter Office? Contáctanos aquí.
Los espacios de trabajo están evolucionando, y con ello incorporando nuevos servicios que no solo mejoran la productividad y eficiencia de las empresas, sino que también entregan mayor comodidad. Aquí te contamos sobre los ‘concierges de oficina’, una novedad inspirada en la industria hotelera que ahora puedes encontrar en oficinas amobladas de lujo.
Servicio de Concierge
El servicio de concierge es de la industria del lujo: originalmente surgió en hoteles para entregar soluciones de todo tipo a huéspedes importantes, pero hoy también se puede encontrar en aerolíneas y otros mercados que requieren entregar una atención de primer nivel a sus clientes o consumidores VIP.
¿En qué consiste? En gestionar todo aquello que sea posible para facilitar el trabajo, viaje o vida de quien lo requiere. Desde reservar un vuelo, hotel o arrendar un auto, hasta hacer averiguaciones o enviar ropa a la lavandería, pedir comida, comprar entradas para un evento, e incluso hacer las compras.
En hoteles cinco estrellas, por ejemplo, cuentan con concierge 24 horas, que pueden proveer información y ayuda a los huéspedes en cualquier momento, e incluso apoyando más allá de los servicios del propio hotel.
En aerolíneas, se cuenta con asistencia especial a viajeros de las categorías más lujosas, como autoridades, famosos o pasajeros de alto perfil cuyo tiempo es muy valioso por lo que se ven altamente beneficiados al contar con una gestión eficiente de sus necesidades.
Aprovechar el tiempo sin preocupaciones
La idea es que personas muy ocupadas, o que quieren aprovechar su tiempo sin preocuparse por pequeñas gestiones, tengan a su disposición a una persona especialista en resolver sus inquietudes o hacer las gestiones que sean necesarias, y el rango de acciones es muy variado. Es una asistencia de lujo para personas de lujo.
No solo se provee apoyo para gestionar asuntos de trabajo, sino que también pueden reservar un masaje, averiguar las atracciones turísticas de la ciudad para quien está realizando un viaje de negocios, o incluso organizar un vuelo en helicóptero para alguien interesado en hacer heliski (¡historia real!).
Los servicios son tan variados, que hay incluso recopilaciones de las cosas más extrañas y solicitudes más rebuscadas que han recibido los concierges. Por ejemplo, conseguir un reno vivo y alimentarlo y cuidarlo por un par de semanas durante el período navideño. En este artículo de una reconocida concierge, Katharine Giovanni, puedes revisar 18 historias curiosas de pedidos hechos a concierges (en inglés).
Concierges en oficinas de lujo
Ahora, con los nuevos cambios en los espacios de trabajo, cada vez más eficientes y cómodos, se está incorporando el servicio de concierge también en oficinas de lujo.
El objetivo es que las empresas o profesionales que se instalen en oficinas amobladas de lujo, además de contar con todas las herramientas y equipamiento necesarios y todos los servicios básicos de oficina como limpieza o secretaria, ahora puedan apoyar sus labores con una gestión de primer nivel de sus necesidades.
El rango de acciones es amplio: reservas, averiguaciones, compras, trámites… Las posibilidades son ilimitadas, y pueden entregar mayor eficiencia a las operaciones de una empresa y una comodidad y fluidez inigualables para trabajar, lo que se traduce en mayor productividad y mejores resultados para el negocio, y mayor satisfacción de las personas con su lugar de trabajo.
Alter Office: oficinas de lujo con concierge
Alter Office cuenta con oficinas amobladas de lujo y ya está incorporando el servicio de concierge para entregar una experiencia de primer nivel, facilitando no solo la vida laboral sino que también entregando apoyo a las personas: incluso puedes pedir una hora al dentista a través de este servicio (¡otra historia real!).
¿Quieres saber más? Contáctate con Alter Office y conoce todo sobre las mejores oficinas arrendadas de Santiago con servicio de concierge.
A veces la oficina no ofrece la privacidad necesaria, pero eso ya no es un problema ni se debe resolver en el café de la esquina: múltiples opciones de salas y arriendo de oficinas permiten que hoy sea una tendencia sostener encuentros importantes o entrevistas para altos cargos fuera de las instalaciones de la empresa.
Pocas cosas son tan incómodas en una oficina, que cuando se huelen los cambios y se empieza a notar que algunos se reúnen por aquí o por allá, que están entrevistando a alguien para quién sabe qué cargo, que al compañero lo llamaron a una reunión extraña, que hay todo un departamento que se juntó por quién sabe qué razón… y así, surgen los rumores, se levantan sospechas y miedos, y el caos colectivo crece rápidamente alterando todos los ánimos en la oficina.
Es un clásico citar a alguien “al café de la esquina” para conversar más privadamente un asunto importante. Pero también es un clásico que justo otro compañero de la oficina fue por un café y los vio enfrascados en una conversación muy seria, y subió de vuelta a su escritorio y le contó al compañero y… de nuevo, se plantó la semilla de la desconfianza.
Por eso, una de las nuevas tendencias es sostener reuniones, entrevistas y otros encuentros de carácter privado en oficinas arrendadas o salas en otro lugar, fuera de las instalaciones de la empresa.
Hablemos en privado, ¡en un lugar realmente privado!
Salir de la oficina y tener una reunión en una sala arrendada puede resultar muy útil, por ejemplo, cuando se quiere discutir respecto de una reestructuración interna que tendrá un gran impacto, y que aún no se desea comunicar para no levantar alarmas en el equipo.
Otro de los casos en que resulta excelente esta alternativa de arriendo de oficinas y salas es para la realización de entrevistas cuando se requiere contratar a un alto ejecutivo o una gerencia, y se busca mantener en secreto dicho cambio, o bien mantener a los posibles candidatos alejados aún del escrutinio de los ojos atentos de los trabajadores.
Además, permite dejar un tiempo razonable entre entrevistas -a diferencia de la sala de reunión de la oficina, que probablemente esté ocupada gran parte del tiempo-, para que los candidatos no se topen entre sí, y para dar el tiempo necesario a cada entrevista sin apuros.
Espacios que resuelven problemas
También es muy útil recurrir a estos espacios cuando se necesita una conversación más íntima con un trabajador para discutir un cambio en su situación laboral o aumento de sueldo, o bien para citar a dos colaboradores que necesitan resolver un inconveniente entre ellos y no se quiere involucrar a más personas en la oficina.
Son muchas las instancias en que la oficina no puede proveer la privacidad e intimidad necesarias para determinadas reuniones, y es por ello que la tendencia de arrendar una oficina para sostener estos encuentros va al alza, y Alter Office tiene a disposición de las empresas diversos espacios habilitados para entregar la mejor de las experiencias y soluciones.
Para reuniones o entrevistas importantes de carácter reservado, Alter Office cuenta con espacios que pueden superar con creces al café de la esquina y asegurar la privacidad y discreción que tu empresa necesita.
Flexibilidad, adaptabilidad, tecnología de punta y menores preocupaciones: las denominadas ‘serviced offices’ ofrecen posibilidades y comodidades tanto a multinacionales como a pequeñas start-ups, y ya algunos expertos apuntan a que serán los espacios de trabajo por excelencia en el futuro. Las ventajas son varias, y aquí te contamos las 6 principales para que comiences a planificar el traslado a tus nuevas oficinas amobladas.
Hace poco más de una década se comenzaron a transformar los espacios de trabajo, con los primeros cambios surgiendo en Estados Unidos de forma muy incipiente. En ese entonces, se asoció este tipo de lugares a emprendedores jóvenes y a empresas pequeñas en fases iniciales de desarrollo.
A lo largo de estos 10 años, los espacios innovadores de trabajo han ganado más adeptos y han surgido nuevas y mejores alternativas: desde espacios de instituciones bancarias, laboratorios creativos especializados, hasta plantas completas habilitadas de manera perfecta para multinacionales. La tendencia apunta a que las oficinas amobladas, también conocidas como ‘serviced offices’, con alternativas que van desde lo más básico hasta verdaderos espacios de lujo para trabajar, serán la norma en el futuro para todo tipo de profesionales y empresas.
Hay muchísimas ventajas para instalarse en uno de estos espacios, sea por un período breve o incluso por años. Aquí te contamos los 6 principales beneficios de arrendar oficinas amobladas.
Ya sea para un profesional independiente en el inicio de su carrera, una pequeña pyme, una empresa mediana, o una multinacional de proporciones enormes, estos espacios tienen alternativas convenientes y adaptables a la realidad de cada uno de ellos. Se puede arrendar un pequeño despacho o consulta, o plantas completas para ubicar a cientos de trabajadores.
La especialización de estos espacios es cada vez mayor, por lo que las compañías pueden elegir una oficina que se adapte de manera perfecta a la industria en la que se encuentra, dependiendo del tipo de oficina que necesita, distribución de los espacios, cantidad de salas de reuniones, o tecnología que requiere para desarrollarse.
Para una start-up, resulta increíblemente engorroso el establecerse en una oficina tradicional: desde encontrar el lugar, arrendarlo, instalar cableados varios, buscar muebles apropiados, amoblar el lugar, contratar servicios, gestionar la limpieza… puede tardar varias semanas e incluso meses en tener todo preparado para instalarse y comenzar a trabajar, y es mucho más costoso. En una oficina amoblada, está todo listo para comenzar.
Esto permite ahorrar tiempo y los recursos que normalmente se invierten en la habilitación del espacio. Las oficinas amobladas harán todos los ajustes previos antes de la instalación de la empresa, y con una mayor calidad por su especialización en este campo.
¿Tu empresa está creciendo? Puedes solicitar más espacio o toda una planta ya lista. ¿Tu empresa requiere mayor espacio solo por temporadas específicas, o cuando surgen grandes proyectos? Puedes agregar o quitar espacio. Las oficinas amobladas se adaptan a la realidad dinámica de las empresas, y permiten agrandarse o achicarse según necesidad.
Muchas empresas lo han vivido: deja de funcionar el servicio telefónico o internet; hay que reparar el sistema de aire acondicionado porque está presentando problemas; las impresoras comienzan a fallar… Costos en reparaciones y horas de gestión que desaparecen en las oficinas amobladas, pues su misión es entregar tecnología de punta para que las empresas que se instalen no tengan que preocuparse por nada. Y si algo falla, pueden salir a tomarse un café mientras la oficina resuelve rápidamente el problema.
Por otro lado, las oficinas amobladas cuentan con un equipo especializado en hacerlas atractivas: el diseño y elegancia son un valor agregado de estos espacios, lo que los hace más agradables para los colaboradores, y mejora la productividad.
Los extensos contratos anuales con difíciles cláusulas de salida son cosa del pasado. Las empresas pueden cambiar drásticamente sus necesidades, y las oficinas temporales responden mucho mejor a esta realidad. Si crece la cantidad de colaboradores, se requieren nuevos equipamientos o software, distintos tipos de salas de reuniones, se reorganiza a un equipo y se necesita una nueva distribución física, o incluso mover a todo un departamento de una ciudad a otra: la flexibilidad de los contratos con las oficinas amobladas permiten que las empresas se reorganicen rápidamente.
La flexibilidad contractual facilita a las pequeñas empresas que no pueden prever a tan largo plazo, pero también a multinacionales que inician nuevos proyectos o que cuentan con incubadoras de negocios y apuestan por emprendimientos más novedosos. Las serviced offices permiten que las empresas se muevan tan rápida y dinámicamente como el mundo de hoy.
Éste es uno de los grandes beneficios de las oficinas amobladas del futuro: los servicios. Desde el arriendo de equipos para una reunión importante, hasta servicios adicionales como lavandería, catering para eventos, equipamiento de salones para eventos especiales, y todo lo que se nos pueda ocurrir.
Es poco frecuente que las compañías cuenten con este tipo de servicios, por el alto costo que requieren. Pero al establecerse en una oficina amoblada, estos costos se dividen entre todos los beneficiarios, y se pueden solicitar según requerimiento, sin necesidad de establecerlos de manera permanente o con costos de habilitación. Si la empresa lo necesita, la oficina lo proveerá.
Ya sea que tengas un emprendimiento en fase inicial, o que dirijas una gran compañía, o incluso que seas un profesional que busca desarrollarse de manera independiente, las oficinas amobladas te ofrecen una excelente oportunidad, más eficiente y dinámica. Conoce más y cotiza con Alter Office aquí.